Privacy policy

Privacy Statement Aandachttogo (update 2025) 

Bij Aandachttogo hechten we veel waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we zorgvuldig met jouw gegevens omgaan. Deze verklaring is van toepassing op alle diensten en producten van Aandachttogo, waaronder:

• Externe Vertrouwenspersoon
• Bedrijfsmaatschappelijk Werk
• DIY-trainingen en online producten
• Trainingen voor werkgevers

U neemt van ons een product en/of dienst af. Om u zo goed mogelijk te kunnen helpen, verstrekt u persoonsgegevens aan ons. Bijvoorbeeld als u stukken naar ons opstuurt, als u ons belt, e-mailt, een brief schrijft, als u langskomt of een professional van Aandachttogo spreekt. Wij vinden het daarom belangrijk dat u weet dat u erop kunt vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw (persoons)gegevens omgaan. In deze verklaring geven wij u toelichting en leggen wij uit hoe wij dit precies doen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: uw naam, adres en woonplaats. Ook uw telefoonnummer en postcodes met huisnummer zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gegevens over uw gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze moeten extra worden beschermd.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt heeft, zullen slechts voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

• Om het afgesproken werk zo goed, efficiënt en effectief mogelijk te doen;
• Voor het opnemen van contact met u, ten behoeve van onze dienstverlening;
• Het toezenden van een nieuwsbrief;
• Voor onze marketingdoeleinden.

Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor deze doelen en geven de persoonsgegevens zonder uw toestemming of een andere grondslag nooit door aan derden. Als wij de gegevens wel met toestemming of een andere grondslag door mogen geven, dan leggen wij de derde dezelfde beschermings- en beveiligingsmaatregelen op als die wij zelf hanteren.

De verwerking vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Aandachttogo;
• De verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• U geeft toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van onze klanten en bezoekers. Dit is een onderdeel van onze bedrijfsvoering. Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw werknemers aan ons doorgeeft, dan bent u verplicht om uw werknemers hierover te informeren.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam en achternaam
• Functie
• Bedrijfsnaam
• Contact- en factuuradres
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Financiële gegevens (voor de uitvoering van de dienst en/of facturatie)
• Eventuele andere gegevens die u onverplicht aan ons heeft verstrekt.

Wij verwerken geen persoonsgegevens die we niet rechtstreeks van u hebben verkregen.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Aandachttogo zich aan de regels die privacywetgeving voorschrijft. Dit houdt in dat wij alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken als daar een grondslag en een doel voor is. Alleen de persoonsgegevens die nodig zijn worden verzamelt en de persoonsgegevens worden vervolgens alleen voor dat specifieke doel verwerkt. Wij houden daarbij de aard van de persoonsgegevens in het oog en stemmen daarop een passend technisch en organisatorisch niveau van beveiliging af. U kunt er dus van uitgaan dat wij zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan.

Per dienst: gegevensgebruik en bewaartermijnen

Per dienst: gegevensgebruik en bewaartermijnen

Externe Vertrouwenspersoon

Doel verwerking:

• Begeleiden van medewerkers bij meldingen over ongewenst gedrag of integriteitskwesties
• Registreren van meldingen op hoofdlijnen voor rapportage aan werkgever (anoniem en met instemming)

Bewaartermijn:

• Gespreksverslagen worden maximaal 1 jaar bewaard, tenzij anders overeengekomen met de melder
• Meldingsregistraties (anoniem) voor jaarlijkse rapportage: maximaal 2 jaar

Bijzonderheden:

• Gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld
• Informatie wordt alleen gedeeld met derden met expliciete toestemming van de melder

Bedrijfsmaatschappelijk Werk

Doel verwerking:

• Ondersteuning bij psychosociale arbeidsbelasting, verzuim en werk-privébalans
• Vastleggen van voortgang binnen het 5-gesprekkenmodel

Bewaartermijn:

• Dossiergegevens worden tot 2 jaar na afronding traject bewaard, tenzij eerder gewenst verwijderd
• Rapportages aan werkgever zijn op hoofdlijnen en alleen met toestemming

Bijzonderheden:

• Gegevens worden niet gedeeld met collega’s, leidinggevenden of HR zonder jouw instemming

DIY-trainingen en online producten

Doel verwerking:

• Toegang geven tot je gekochte product of cursus
• Begeleiding via e-mail of community (indien van toepassing)
• Eventuele evaluatie en feedback verwerken

Bewaartermijn:

• E-mailadres en naam: totdat je je uitschrijft of 2 jaar na laatste interactie
• Gegevens in leeromgevingen worden uiterlijk 2 jaar na afronding cursus verwijderd

Bijzonderheden:

• Je gegevens worden niet gebruikt voor promotionele e-mails zonder toestemming

Trainingen voor werkgevers (online of live op locatie)

Doel verwerking:

• Organiseren en uitvoeren van trainingen voor medewerkers en/of leidinggevenden
• Contact over deelname, evaluatie en certificering
• Facturatie en projectadministratie

Bewaartermijn:

• Trainingsdeelnemerslijst en feedbackformulieren: 1 jaar
• Projectdossiers en factuurgegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)

Klachtenregistratie en privacy (Externe Vertrouwenspersoon)

Als externe vertrouwenspersoon werk ik volgens de richtlijnen van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Registratie:

Bij een melding leg ik (in overleg met jou) alleen onderstaande zaken vast:

• De datum van het contactmoment
• Het thema (bijv. intimidatie, pesten, discriminatie)
• Het aantal gesprekken
• De gekozen vervolgroute (bijvoorbeeld: informatief gesprek, interne doorverwijzing, formele klacht)
• Eventueel het organisatiedeel of team (nooit de naam van de melder zonder toestemming)

Bewaartermijn:

• Persoonlijke gespreksverslagen worden maximaal 1 jaar bewaard en uitsluitend lokaal opgeslagen met passende beveiliging.
• Anonieme registratiegegevens voor rapportages worden maximaal 2 jaar bewaard.
• Na afloop worden ze zorgvuldig verwijderd.

Jouw rechten als melder:

• Inzage in je dossier (voor zover van toepassing)
• Correctie of verwijdering van gegevens
• Intrekken van toestemming tot vastlegging
• Begeleiding zonder enige vorm van formele registratie, indien je dat wenst

In alle gevallen geldt: jij bepaalt het tempo, de route en de vorm.

Delen we jouw gegevens met anderen?

Nee, jouw gegevens worden niet verkocht, verhandeld of gedeeld met derden, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Cookies en tracking

Wij gebruiken functionele en analytische cookies op onze website. Deze zorgen ervoor dat de website goed werkt en dat wij inzicht krijgen in het gebruik ervan, zodat we deze kunnen verbeteren. Trackingcookies voor advertentiedoeleinden gebruiken wij alleen met jouw toestemming.

Je kunt je afmelden voor cookies via je browserinstellingen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Je gegevens in te zien
• Je gegevens te laten corrigeren
• Je gegevens te laten verwijderen
• Bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens
• Je toestemming in te trekken
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen. Onze systemen zijn beveiligd, en toegang tot gegevens is beperkt tot bevoegde personen.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan af en toe worden aangepast. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website.